SISTEM AKUNTANSI
BERBASIS KOMPUTER
PEMBAHASAN
Keterlibatan komputer dalam roda kehidupan perusahaan memang
bermacam, tergantung pada tingkat kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Bagi
perusahaan besar yang memiliki sistem yang rumit dan kompleks, komputer akan
dipergunakan secara maksimal dengan cara membangun suatu jaringan yang integral
dan rumit dengan mengoperasikan komputer dalam jumlah banyak. Tetapi tidak
sedikit juga perusahaan yang menggunakan jaringan komputer yang sederhana
dengan beberapa unit saja, tanpa menggunakan teknologi komunikasi yang terlalu
rumit. Dewasa ini perkembangan teknologi dibidang komputer sudah semakin
berkembang dengan semakin banyak inovasi yang terjadi baik dalam hal
pengembangan perangkat keras maupun lunak. Oleh karena itu perkembangan
tekhnolgi dibidang komputer ini akan membawa dampak yang cukup berarti dalam
perkembangan sistem informasi akuntansi.
Pada dasarnya perusahaan dapat mengoperasikan sistem
informasi akuntansi tanpa menggunakan komputer, akan tetapi kemampuan komputer
untuk menangani tugas-tugas manusia dalam suatu sistem memiliki peran yang
sangat besar dalam menunjang kelancaran sebuah sistem, sehingga informasi yang
dibutuhkan oleh pihak manajemen dapat disajikan dengan cepat dan tepat waktu.
Gagasan sebuah sistem informasi akuntansi yang berdasarkan komputer tidak
berarti otomatisasi total. Konsep sistem dan mesin menyiratkan bahwa sebagian
tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia dan tugas lainnya lebih baik
dilakukan oleh mesin.
Sistem informasi akuntansi berbasis komputer adalah sistem
informasi yang menggunakan teknologi komputer dalam mengelola data atau
transaksi perusahaan menjadi suatu informasi yang tepat, akurat, dan relevan
dalam pengambilan keputusan.
Pemrosesan
data secara manual sudah tidak relevan lagi bagi perusahaan yang memiliki
tingkat volume transaksinya tinggi dan rumit. Pencatatan secara manual sudah
tidak mampu melakukan back up kesalahan-kesalahan atau
penyimpangan-penyimpangan yang sering terjadi dalam perusahaan. Akibatnya
informasi yang dihasilkan tidak akurat lagi dalam pengambilan keputusan.
Komputer menjadi pilihan utama perusahaan dalam menangani kekompleksan dan kerumitan data atau transaksi perusahaan. Walaupun komputer hanya memanipulasi bit atau digit tetapi kemampuan sistem informasi semakin meningkat. Tentu saja kemampuan tersebut diimbangi dengan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk memperolehnya.
Perbedaan
sistem komputer dan manual hanya pada proses pengolahan data input menjadi
output. Pada sistem informasi akuntansi basis komputer data diolah oleh
komputer yang biasa disebut sebagai pengolahan data elektronik.
I.
Sistem
Akuntansi berbasis computer :
Teknologi dapat menjadi alat
yang sangat ampuh untuk perubahan organisasi. Penerapan teknologi tingkat
rendah dari perubahan yang terjadi pada organisasi disebut otomatisasi,
sedangkan penerapan teknologi tingkat tinggi disebut rekayasa ulang atau
rancang ulang.
·
Otomatisasi
Mencakup
penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan.
Rancang
ulang meliputi perubahan mendasar pola pikir atau proses bisnis dan alur
pekerjaan , mengurangi beban perusahaan dengan cara mengidentifikasi dan
mengeliminasi pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, seperti penggantian
prosedur tradisional dengan prosedur yang inovatif.
·
Rekayasa ulang (reengineering)
Tujuan:
Memperbaiki kinerja operasional dan mengurangi biaya dengan cara
mengidentifikasi dan menghilangkan tugas yang tidak bernilai tambah.
Pada
bagian ini kita mempelajari pengaruh dari otomatisasi terhadap proses pesanan
penjualan dan sistem penerimaan tunai. Kita juga melakukan tinjuauan atas
kelebihan-kelebihan (fitur) dari sistem point of sale (POS), yang
mengkombinasikan kelebihan penjualan kredit dan penjualan tunai. Kemudian kita
akan mempelajari pertukaran data elektronik (electronic data interchange - EDI)
dan internet sebagai teknik alternatif dari rancang ulang siklus pendapatan.
Sistem
Point of Sale (POS)
Sistem
siklus pendapatan yang digunakan oleh perusahaan tidak semuanya memberikan
kredit kepada pelanggan. Misalkan toko yang menukarkan barang dagangannya
dengan uang tunai. Transaksi ini merupakan bagian dari sistem point of sale.
File
transaksi catatan pesanan penjualan mempunyai tiga komponen kunci pencarian
utama (primary key) yaitu nomor pesanan penjualan, nomor
rekening, dan nomor persediaan. Nomor pesanan penjualan merupakan komponen
kunci utama karena merupakan komponen pencatatan yang unik yang
mengidentifikasikan pencatatan pesanan penjualan pada setiap file, yang
merupakan penomoran (preprinted) dokumen sumber yang direkam pada saat operasi
pengetikan data. Nomor rekening dan nomor persediaan merupakan kunci pencarian
sekunder di mana keduanya tidak dapat mengidentifikasikan catatan pesanan
penjualan. Tujuan dari kunci adalah untuk mencari hubungan antara buku besar
pembantu piutang dengan file induk persediaan.
Struktur file yang digambarkan
pada gambar merupakan karakteristik dari pendekatan “flat file” untuk manajemen
data.untuk menyederhanakan asumsi dalam hipotesis sistem, ditentukan bahwa
untuk setiap pesanan penjualan hanya untuk satu barang persediaan saja. Relasi
satu lawan satu (one to one) ini tidak realistis karena
dalam satu pesanan penjualan, pada kenyataannya, dapat untuk beberapa barang
persediaan.
a) Pemrosesan
Batch Menggunakan File Yang Terurut
Menggambarkan otomatisasi
pesanan penjualan yang meggunakan pemrosesan batch dengan memakai struktur file
yang terurut. Yang perlu diperhatikan dari sistem manual adalah tidak adanya
fungsi akuntansi dalam operasi sehari-hari. Prosedur akutansi tradisional dari
penagihan, pengawasan persediaan, piutang, dan buku besar umum diselenggarakan
dengan memakai fungsi baru yang disebut pemrosesan data.
Penerimaan pesanan penjualan,
pemeriksaan pemberian kredit, pergudangan, dan pengiriman masih diselenggarakan
dengan cara sistem manual. Kelebihan dari pendekatan ini adalah penghematan
biaya dan menurunkan tingkat kesalahan. Dengan mengotomatisasi fungsi
akuntansi, perusahaan dapat mengurangi staf akuntansi dan mengurangi kesalahan
administrasi. Kelebihan operasional struktur file yang terurut serupa untuk
media penyimpanan tape dan disk, tetapi media penyimpanan disk dapat terus
terpasang tanpa memerlukan intervensi manusia. Kegunaan utama dari tape adalah
sebagai media cadangan dan sebagai tempat penyimpanan data (arsip). Untuk
tujuan seperti ini , keduanya merupakan media medium yang efektif dan efisien.
b) Pemasukan
Data (Keystroke)
Proses dimulai dengan
diterimanya sekumpulan surat jalan dari departemen pengiriman. Dokumen-dokumen
tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang
akurat tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir. Petugas
yang melakukan pemasukan data mengkonversikan dokumen surat jalan ke media
penyimpanan magnet untuk menghasilkan file transaksi dari pesanan penjualan.
Hal tersebut merupakan proses
yang berkesinambungan. Dalam satu hari, petugas pemasukan data menerima dan
mengkonversi batch dari surat jalan. Hasil dari file transaksi berisi beberapa
batch pesanan penjualan yang terpisah. Kontrol total batch akan dihitung untuk
setiap batch pada file tersebut.
c) Menjalankan
Program Perbaikan (Edit Run)
Pada pemrosesan batch, program
perbaikan adalah yang pertama dijalankan. Program ini mencocokkan transaksi
dengan melakukan pengujian pada setiap catatan untuk mendapatkan kesalahan yang
diakibatkan oleh karena pengetikan atau kesalahan-kesalahan logis. Pengujian
biasanya termasuk pemeriksaan field, limit test, range test, dan perkalian
harga dengan kuantitas program perbaikan melakukan perhitungan ulang pada
kontrol total batch untuk menggambarkan perubahan yang diakibatkan adanya
kesalahan catatan yang dipindahkan.
d) Menjalankan
Program Pengurutan (Sort Run)
Menjalankan program pengurutan
yang pertama dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan
kunci pencarian sekunder nomor rekening.
e) Menjalankan
Program Update Piutang dan Penagihan (A/R Update And Billing Run)
Program update piutang melakukan
proses posting ke rekening piutang dengan mencocokkan secara urut kunci
pencarian nomor rekening pada setiap catatan pesanan penjualan dengan catatan
pada file induk pembantu piutang. Prosedur ini menciptakan file induk pembantu
piutang baru yang memasukkan semua perubahan pada rekening pelanggan yang
diakibatkan oleh transaksi. File induk pembantu piutang yang asli tetap komplit
dan tidak terpengaruh oleh proses. Fungsi cadangan otomatis adalah kelebihan
dari proses struktur file yang terurut.
f) Menjalankan
Program Pengurutan dan Update Persediaan (Sort And Inventory Update Run)
Program update persediaan
mengurangi kuantitas barang persediaan di gudang dengan field kuantitas yang
terjual pada pesanan penjualan. Sebagai tambahan program akan mencocokkan nilai
dari kuantitas persediaan di gudang dengan field pemesanan kembali persediaan
untuk mengidentifikasikan barang persediaan yang perlu ditambah lagi. Informasi
ini dikirimkan ke departemen pembelian. Akhirnya dibuat dokumen jurnal untuk
menggambarkan harga pokok penjualan den pengurangan persediaan.
g) Menjalankan
Update Buku Besar Umum (General Ledger Update Run)
Dii bawah pendekatan struktur
file yang terurut, file buku besar umum tidak diperbarui setelah setiap batch
transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan
kembali keseluruhan buku besar umum setiap kali batch transaksi (seperti
pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai,
dan seterusnya) setelah diproses.
Pada akhir hari, sistem buku
besar umum melakukan akses ke file dokumen jurnal. File ini berisi dokumen
jurnal yang menggambarkan seluruh proses transaksi harian yang dilakukan oleh
organisasi. Dokumen jurnal diurutkan berdasarkan nomor buku besar umum dan
diposting ke buku besar umum, dan buku besar umum yang baru akan tercipta.
h) Sistem
Batch dengan Menggunakan Akses Langsung ke File
Pendekatan proses akses langsung
ke file mempunyai beberapa keuntungan dibandingkan dengan proses update
dengan memakai file yang terurut seperti yang terlihat di bawah
ini:
- Tidak perlu menjalankan program pengurutan. Sejak urutan transaksi tidak menjadi hal yang mutlak pada prosedur akses langsung ke file, maka tidak perlu dilakukan pengurutan file transaksi. Hal ini akan menghemat waktu untuk proses dan kemampuan computer.
- File induk tidak dibuat. Dengan menggunakan metode akses langsung ke file, sistem akan langsung mengupdate catatan induk. Tidak seperti pendekatan file, metode ini tidak membuat lagi file induk. Ada dua keuntungan dari metode ini. Pertama, pemrosesan batch yang kecil terhadap file induk yang besar menjadi lebih efisien. Dalam sistem batch menggunakan metode pengurutan file, terdapat kecenderungan untuk memproses batch yang besar lebih sedikit dibandingkan dengan lama waktu dan biaya untuk pembuatan file induk. Karena proses ini tidak diperlukan dalam sistem akses langsung ke file, pemrosesan dapat dilakukan berkali-kali dengan memakai file yang sama. Kedua, bila buku besar umum juga memakai metode akses langsung ke file, buku besar umum tersebut dapat diperbaharui setiap kali batch selesai dibuat sehingga dapat membuat rekonsiliasi tepat pada waktunya. Dengan pendekatan pengurutan file, buku besar umum diperbaharui dengan prosedur pemrosesan akhir hari.
- File serba guna. Akses langsung ke file yang digunakan oleh sistem dalam mode batch dapat juga digunakan oleh sistem yang lain dalam mode real-time. Sebagai contoh, petugas customer service dapat menggunakan file piutang untuk menanggapi pertanyaan telepon pelangan. Karena file piutang mempunyai kemampuan untuk diakses secara langsung, petugas dapat melakukan akses dengan menggunakan sistem inquiry . Petugas tidak akan mendapatkan informasi langsung dari sistem yang menggunakan pengurutan file.
Rancangan Ulang
Pemrosesan Pesanan Pelanggan dengan Teknologi Real-Time
Prosedur Update :
Prosedur penjualan. Pada pemrosesan secara
real-time, petugas penjualan menerima order dari pelanggan dan memproses setiap
transaksi pada saat itu juga menggunakan terminal computer yang bterhubung
untuk melakukan program inqury/edit. Petugas
melaksanakan tugas-tugas seperti yang dijelaskan di bawah ini.
§ Pemeriksaan
pemberian kredit dilaksanakan dengan melakukan akses langsung pada file kredit
pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat
ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas
kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau
ditolak.
§ Jika
persetujuan kredit disetujui, petugas kemudian melakukan akses pada file induk
persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi
persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang dijual untuk menggambarkan
keakruratan dan keadaan dari persediaan di gudang dan yang tersedia untuk
dijual.
§ Sistem
secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat jalan ke departemen
pengiriman, dan mencatat penjualan pada file penjualan yang belum selesai.
Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang memuat nilai
T atau Y untuk mengindikasikan status pesanan. Catatn yang sudah dikirimkan
mempunyai status tutup (yang berisi nilai Y) sehingga pelanggan sudah dapat
ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identitas catatan pada prosedur
batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat nilai T. Nilai itu
berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan. Petugas penjualan dapat
menentukan status untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan
tersebut.
Prosedur pergudangan .
Terminal komputer petugas pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran
barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan
mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke
departemen pengiriman. Departemen Pengiriman .
Petugas pengiriman melakukan prosedur pencocokan barang, dokumen pengeluaran
barang, dan dokumen pengiriman pada terminal komputer.
Keunggulan
pemrosesan secara real-time :
a. Pemrosesan
real-time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan.Pesanan yang
diterima pada pagi hari akan dikirimkan pada siang harinya sehingga perusahaan
dapat menagih pelanggan dalam hari yang sama.
b. Pemrosesan
real-time dapat memberikan perusahaan keunggulan bersaing di pasar. Dengan
menyimpan informasi persediaan, staf penjualan dapat menentukan dengan cepat
apakah barang masih tersedia digudang atau tidak.
c. Pengeditan
real-time memungkinkan identifikasi berbagai jenis kesalahan ketika terjadi dan
sangat meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional.
d. Pemrosesan
real-time mengurangi pemakaian kertas.
Rekayasa
ulang menggunakan EDI
1. Banyak
perusahaan telah merekayasa ulang proses pesanan penjualan mereka melalui
pertukaran data elektronik (electronic data interchange-EDI).
2. Teknologi
EDI dibuat untuk mempercepat transaksi rutin antara produsen dengan pedagang
grosir, dan antara pedagang grosir dengan pedagang eceran. Komputer pelanggan
terhubung langsung ke komputer penjual melalui telepon.Saat komputer pelanggan
mendeteksi adanya kebutuhan untuk memesan persediaan, sistem secara otomatis
mengirimkan pesanan tersebut ke penjual. Sistem yang dimiliki oleh penjual
menerima pesanan tsb dan secara otomatis memprosesnya. Sistem ini ada yang
membutuhkan tenaga manusia ada juga yang tidak sama sekali. EDI lebih sekedar
dari teknologi. EDI mewakili susunan bisnis yang unik antara pembeli dan
penjual dimana sebelumnya menyetujui ketentuan dari hubungan kerja mereka.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar